Про волшебную классификацию, важные нюансы и коварный кофе

Необходимость экономить и сокращать расходы ― ситуация, с которой в определенный период жизни компании сталкивается абсолютно каждый предприниматель, особенно, в условиях глобальных кризисов. На первый взгляд, эта наука хитрой не кажется, однако, при более близком рассмотрении становится понятно, что не всегда очевидно, как именно оптимизировать финансовую систему компании наиболее эффективно, и с чего начать, чтобы все эти преобразования в конечном итоге принесли вам ожидаемый результат. Лучшие советы по данной теме и реальные истории от экспертов ― в этом материале.

Аудит казны

Прежде всего, все расходы важно классифицировать, исходя из их приоритетности и степени влияния на общую работу компании. Таким образом, можно разделить расходы на высокоприоритетные (например, аренда помещения для офиса, вайфай), приоритетные (маркетинг), допустимые (бонусы для клиентов), ненужные (кексы для рабочих кофе-брейков).

Если последние две категории можно смело сокращать при необходимости, то вот с первыми двумя стоит быть внимательнее. Попробуйте модернизировать расходы из этих категорий постепенно, в тестовом режиме, и тогда потери будут минимальными.

«Первое, что надо сделать — провести аудит. Основные вещи, которые я делал в этом плане — это аудит дебиторской задолженности (кто должен и почему) и аудит расходов компании: на сотрудников, офис, хостинг, услуги связи, канцелярку и так далее. Также смотрел аудит доходов компании и анализировал прошлый год в двух направлениях — смотрел доходы по платежам от клиентов и доходы по актам, обязательно с помесячной разбивкой.Такой анализ дал мне полное понимание текущей ситуации. После этого я мог действовать дальше.

Сначала сократил неважные и некритичные расходы: ненужные хостинги, домены, подписки на сервисы, без которых можно жить. Перешли на бесплатные и почти бесплатные инструменты — Google Документы, „Битрикс24“ и другие. Также сократил персонал, который генерировал не доходы, а расходы. Сократили ассистента одного из старших менеджеров, снизили самому менеджеру зарплату, убрали помощника по документам — его взяли непонятно для чего. Сами менеджеры просто филонили и не хотели делать часть работы. Еще продали часть техники из офиса и провели инвентаризацию.

Все это уже на второй месяц дало свой эффект. Компания вышла на операционную прибыль.», ― делится своим опытом Артем Тихонов, генеральный директор AlterEGO Digital Agency.

Эксперт по корпоративным финансам Алексей Захаров пишет, что необходимо уделить внимание не только детализации всех расходных статей, но и специфике работы именно вашей компании:

«Часто сталкиваюсь с ситуацией, когда предприниматели пренебрегают этим нюансом и берут готовый список статей из интернета. Но потом это приведет к тому, что появятся расходы, которые некуда отнести. Лучше всего сразу разработать список статей расходов под специфику своего бизнеса.<…> Лучше сразу включить статьи с запасом, которых сейчас в компании нет, но которые могут появиться в будущем. Например, в розничном бизнесе в момент старта может не быть расходов на ИТ-поддержку. Но при развитии сети магазинов появится необходимость в отдельном бэк-офисе, и тогда такая статья пригодится».

Хитрые сорняки

Помните, что мелкие расходы только на первый взгляд кажется незначительными. Они имеют свойство собираться в серьезные суммы, если вы вовремя не проверили, не повысился ли тариф за интернет, например, или не заметили перерасхода на то же кофе для кофемашины или бумаги для принтеров.

Честный имидж

Ещё одно важное правило ― качество неприкосновенно. Какие бы трансформации ни происходили в вашей работе, качество продукта не должно от этого страдать. Это прямой путь к провалу и потере клиентов, которые найдут альтернативу, когда поймут, что вы пожертвовали качеством.

Обратите внимание на те проекты, которые делаются «для имиджа». Как ни парадоксально, а вот от них имеет смысл отказаться, потому что во многих случах они создаются в убыток. Подумайте, действительно ли они для вас важны в сложный период, когда нужно сокращать издержки.

Старайтесь не просто сокращать расходы по всем фронтам, а искать способы повышения эффективности. Так, если вы, к примеру, пользуетесь целой системой каналов для продвижения, то не стоит сокращать бюджет всем сразу. Разумнее будет провести мини-анализ и выбрать два самых эффективных канала, в которые и вложить большее количество средств за счет временного или постоянного сокращения других каналов ― такое продуктивное перераспределение.

В целом, реорганизацию маркетинговых компаний можно провести, во-первых, через совместные промо с соседями по бизнес-центру, а также посредством бартерных сделок.

Команда и её дух

Обратите внимание и на вашу команду. Помните, что психология человека ― тонкое и сложное устройство, при работе с которым нетрудно сделать роковую ошибку. То же самое касается и атмосферы в коллективе.

«Когда дело доходит до урезания расходов, так и хочется немного сократить штат и зарплаты, чтобы высвободить деньги уже в следующем месяце. Очень часто этот шаг запускает каскадную реакцию со стороны сотрудников — растет возмущение, падает командный дух, снижается качество работы», ― отмечает Махабат Рамазанова, финдиректор «Нескучных финансов».

Она добавляет:

«Переведите 20% зарплаты на процентную основу — платите в зависимости от объема продаж. Так у кассира будет больше причин для того, чтобы предлагать булочки и сиропы к кофе. А заодно вежливо общаться с клиентами, чтобы они возвращались.

Сокращать важные должности в надежде найти новых людей, когда дела снова наладятся, не лучший выход. Зачастую расходы на поиск и обучение значимых сотрудников превышают средства, сэкономленные на зарплатах уволенных. Добавьте к этому время и силы оставшихся участников команды, которым придется обучать нового человека. Решение будет очевидным».

К слову, часть сотрудников можно перевести на удаленную работу, что также обеспечит определенную экономию. Однако в этом случае не забудьте проверить, чтобы у каждого из них были четко поставленные KPI.

Дневник нешкольницы

Хорошим помощником на пути к продуктивному сокращению расходов будет дневник или платежный календарь, который важно заполнять честно, регулярно и усердно. Так вы визуализируйте свою бюджет и расходы на каждый месяц, сможете переносить в случае необходимости платежи на другие даты, не утруждая свою память, или вносить информацию о предоплатах со стороны клиента. Предоплты в обмен на скидку или другую «плюшку» ― также полезный лайфхак в данном случае.